Cuadre del libro de IVA con el SII

Aquellos que presentamos los libros de IVA en el SII tenemos que proceder al cierre mensual y cuadrarlo con nuestra contabilidad. Podemos enviar facturas recibidas hasta el día 16 del mes siguiente. Sin embargo, para las facturas emitidas sólo tenemos cuatro días desde la fecha de emisión, con lo que si la última factura es del último día del mes, sólo tendremos para declararla hasta el cuarto día hábil siguiente.

Al hacer el cierre mensual de la contabilidad, tenemos que revisar nuestros datos y ver si hay algún descuadre.

1. En primer lugar, habrá que comprobar que los mayores de las cuentas de IVA (472 y 477) coinciden con los libros de IVA generados en el programa. En teoría, se supone que sí, pero, a veces, puede ocurrir que no sea así. Por ejemplo, hemos contabilizado una factura de un mes anterior ya cerrado, con la fecha del mes de la factura, en vez del mes en curso. Muchos programas tienen la función del cierre mensual y bloquean el acceso contable a los meses que se consideran cerrados, para evitar que se contabilicen asientos cuando ya se han liquidado los impuestos o reportado a dirección los estados financieros.
2. En segundo lugar, habrá que comprobar que el borrador de la liquidación de IVA que genera el programa coincide con los libros de facturas emitidas y recibidas. Se supone que el programa lo hace bien, pero a veces nos podemos llevar sorpresas. No cuesta nada echar un ojo rápido y ver si coincide.
3. En tercer lugar, habrá que comprobar que los datos ya verificados en contabilidad, son los mismos que hemos declarado en el SII. En la página web de la AEAT podemos acceder a los libros declarados y exportarlos a Excel. Tiene el inconveniente de que los números no los reconoce como tales y hay que modificar el formato de las celdas que tienen datos para que el Excel pueda hacer sumatorios. Es tan sencillo como seleccionar todas las columnas que tienen datos (que son muchísimas, por cierto, y la mayoría vacías), darle a la opción “buscar y reemplazar” y cambiar el punto por la coma. Hacemos los sumatorios de las diferentes columnas y ya podemos trabajar con esos datos.

Si todo cuadra, estupendo, ya podemos presentar la liquidación. Si no cuadra, a puntear hasta dar con el fallo. Por eso, es conveniente que el cuadre de los datos se haga antes del día 16, porque una vez pasado ese día, no se podrán hacer modificaciones en plazo. Lo aconsejable es establecer una fecha de corte para el envío de los libros y hacer el cuadre hacia el 14 o 15 de cada mes. Dejando entre la fecha de corte y el cuadre, un par de días, si es posible. A mí me ha pasado que, después de cuadrado un mes, una factura, como por arte de magia, desapareció del SII. Desde entonces, dejo un par de días (esto ya es algo personal).

De cualquier manera, independientemente del programa que utilicemos, más completo o menos, sí es aconsejable hacer ese cuadre, guardando copia de todo, antes de proceder al envío de la liquidación de IVA. Hay un refrán que dice: “es mejor prevenir, que curar”. Siempre, antes de hacer cualquier tipo de declaración a hacienda, hay que dar un repasito a los datos y ver que todo cuadra, ya sea la contabilidad con el SII o los cuatro trimestres de un impuesto con su resumen anual, por ejemplo. Así evitamos requerimientos, comprobaciones o inspecciones innecesarias.

Si te ha gustado este artículo dale a me gusta, comparte o comenta. Suscríbete a mi blog aquí para ser el primero en recibir un email cada vez que publique un artículo.

Fuente: Elaboración propia.